«ООО Талисман представляет программу для учёта путевых листов. Данная программа соответствует требованиям по учёту в Российской Федерации не только путевых листов, но и автомобильных шин и ...»

Инструкция по работе с программой «ГЛОНАСС контроль и учет транспорта»

О программе

ООО "Талисман" представляет программу для учёта путевых листов. Данная программа соответствует требованиям по учёту в Российской Федерации не только путевых листов, но и автомобильных шин и аккумуляторов.

Программа «Учёт и контроль путевых листов» это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции выписки и учёта путевых листов, учёта работы шин и аккумуляторов. Главными особенностями программы являются ее наглядность, удобство и гибкость, что позволяет выполнить все требованиям учёта расхода топлива, работы шин и аккумуляторов.

Программа предназначена для облегчения трудовой деятельности работников диспетчерской службы предприятия и работников бухгалтерии. Программа позволяет вести точный учёт расхода топлива на предприятии, рассчитывает фактическое и нормативное потребление топлива не только автомобилями, но и другими различными машинами и механизмами, а также попутно предоставляет возможность вести учёт работы автомобильных шин и аккумуляторов с последующей печатью карточек учёта.

Функциональные возможности программы:

компьютерная выписка путевых листов;

обработка сданных водителями путевых листов, расчёт фактического и нормативного потребления топлива;

учёт пробега автомобильного транспорта и прицепов;

учёт пробега автомобильных шин;

учёт работы автомобильных аккумуляторов;

ведение справочников автомобилей, оборудования, водителей;

печать карточки учёта работы автомобильных шин;

печать карточки учёта работы аккумуляторов;

печать разнообразных отчётов (по топливу, пробегу, работе оборудования) за различный период.

Для облегчения начала работы с программой мы можем взять на себя первоначальное заполнение справочников. В этом случае Вы получаете программный продукт, который сразу же начнет выполнять свои функции - выписку и обработку путевых листов на автомобильный транспорт Вашего предприятия.

Программа постоянно развивается и дополняется новыми функциями. Обращайтесь к нам, высказывайте свои пожелания и предложения по улучшению программы. Только вместе с Вами мы сможем создать лучший программный продукт для работы с путевыми листами.

С уважением, генеральный директор ООО "Талисман" Вячеслав Витальевич Лихобицкий.

Главное окно программы

Окно поделено по горизонтали на две части - в верхней отображаются все внесенные путевые листы, которые можно отфильтровать при помощи панели фильтрации, которая находится в правом верхнем углу. В нижней части - вкладки, в которых отображается следующая информация: Маршрутный лист – указывается маршрут к путевому листу, Выполнение – отметки водителя о фактическом прохождении маршрута, Трек – отображается, подгруженная с ГЛОНАСС, информация о точном прохождении маршрута, благодаря этому будет осуществляться контроль, также мы можем посмотреть отклонения, % отклонения. Скоростной режим – средняя скорость, с которой автомобиль двигался от точке к точке.

Справочники

При работе с программой необходимо заполнить справочники.

Справочник «Контрольные точки»

Справочник контрольных точек открывается из меню «Справочники» - «Контрольные точки»

При добавлении контрольной точки вносится информация:

код*;

ИНН (если учреждение);

наименование контрольной точки (далее КТ)*;

тип местности;

регион;

район;

город;

пункт;

улица;

дом;

корпус;

квартира;

координаты GPS;

Более подробно о координатах контрольной точки. Данные по координатам лучше всего брать с карты онлайн (Google, Яндекс), при наведении курсора на точку на карте обычно в правом нижнем углу отображаются координаты данной точки, именно их необходимо заносить в программу. Координаты необходимо указывать только через запятую.

Если КТ проездная, и на этой контрольной точке не останавливается транспортное средство по маршруту, то надо поставить галочку в окошке напротив строчки «Проезд без остановки»

Окно добавления\редактирования контрольной точки выглядит следующим образом:

Справочник «Расстояние между КТ»

Список маршрутов открывается из меню «Справочник»- «Расстояние между КТ»

При добавлении расстояния между контрольными точками (КТ) указывается: Пункт отправления, Пункт назначения и расстояние между ними

Справочник «Маршруты»

Список маршрутов открывается из меню «Справочники» - «Маршруты»

При добавлении маршрута видим вот это окно:

№ п/п;

Наименование;

Дней в пути;

Выезд – Заезд;

Пробег;

Заправка;

После добавления маршрута, вносим контрольные точки в маршрут

Список маршрутов

Контрольные точки маршрута

В этом справочнике мы видим разделение на две части. В первой (верхней) части список маршрутов. Во второй (нижней) части контрольные точки, которые входят в выбранный в верхней части маршрут.

Справочник «Транспортные средства»

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Транспортные средства» (открывается из меню «Справочники – Транспортные средства»). В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности: - отбор по типу автомобиля,- сортировка по различным признакам, - добавление (значок « »), удаление (значок « »), изменение (значок « » или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки транспортного средства

Чтобы занести новое транспортное средство, нужно нажать « », появиться окно для внесениянового автомобиля.

Во вкладке основное обязательно заполняются поля, отмеченные красной звёздочкой, остальные поля можно заполнить позже:

код автомобиля*;

тип автомобиля*;

марка машины*;

гос. номер*;

тех. паспорт;

двигатель;

шасси;

масса;

грузоподъемность (вместительность);

дата снятия с учета;

год выпуска;

максимальная скорость;

группа;

подгруппа;

свод;

выпуск на линию.

В следующей вкладке вносим данные по топливу:

Норма расхода топлива – линейная норма расхода основного топлива на 100 км пробега автомобиля.Если автомобиль грузовой, то можно поставить галочку «Учет норм с грузом» и прописать нормы расхода топлива, если автомобиль с грузом.

Если на автомобиле установлено газовое оборудование, то нужно поставить галочку в окошке «Установлено ГБО» и вписать нормы расхода газа на 100 км.

Ниже вносятся корректировки на возраст автомобиля.

Типы топлива – выбираем нажатием на …, предварительно занеся информацию в справочник «Типов топлива»

В третьей вкладке вносится дополнительная информация:

IDGPSтрекера (если установлен), система GPS-мониторинга, можно обрезать трек по времен путевого листа поставив напротив галочку.

Путевой лист – выбираете форму, которая используется у Вас на предприятии.

Информация по срокам техосмотра.

Если ведется учет масел и смазок, то можно задать их расход в литрах.

Водитель (МОЛ) -указывается водитель, за которым закреплен автомобиль. Есть возможность указать второго водителя.

В последней вкладке указывается более подробная информация о транспортном средстве.

Категория Транспортного средства;

Кузов (кабина) №;

Цвет кузова;

Мощность двигателя;

Рабочий объем двигателя;

Тип двигателя;

Страна-изготовитель Транспортного средства;

Одобрение типа ТС № и дата;

Страна вывоза ТС;

Серия, № удостоверения, ГТД;

Таможенные ограничения;

Если есть прицеп, то в этом поле указывается его модель и номер, он будет выводиться в путевом листе.

Справочник «Справочник водителей (МОЛ)»

Список сотрудников открывается из меню «Справочники» - «Справочник водителей (МОЛ)»

Чтобы добавить кликните на значок « », редактировать уже имеющиеся на значок « » или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке карточки транспортного средства.

При добавлении нового водителя вносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество;

адрес;

телефоны; 

дата рождения;

№ удостоверения;

категория; 

класс; 

тарифы для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час и руб./км);

должность; 

дополнительная информация (до 250 символов);

паспортные данные; 

фото;

дата медицинской справки;

дата приема; 

дата увольнения.

Справочник «Агрегаты»

Список агрегатов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»

Справочник «Перечень аккумуляторов»

Перечень аккумуляторов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Перечень аккумуляторов»

Для аккумуляторов можно указать следующие данные:

производитель (вносятся в справочнике «Производители»;

модель;

ёмкость (вносится в справочнике «Ёмкость аккумуляторов»; 

ток холодного старта (в амперах);

срок службы (в месяцах);

вес (в кг);

полярность; 

тип обслуживания; 

Форм фактор;

Справочник «Производители»

Справочник производителей открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Перечень аккумуляторов»

В справочнике «Производители» вносятся следующие данные:

наименование;

вид продукции;

Справочник «Ёмкость аккумуляторов»

Справочник ёмкостей аккумуляторов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Ёмкость аккумуляторов»

При добавлении заполняется поле «значение» (в амперах)

Справочник «Перечень шин»

Справочник перечня шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты» - «Перечень шин»

В справочнике «Перечень шин» заполняются следующие данные:

производитель (вносятся в справочнике «Производители»);

модель;

тип шин; 

диаметр (вносится в справочнике «Диаметр шин»);

индекс грузоподъёмности;

высота (вносится в справочнике «Высота шин»);

исполнение;

сезонность;

износ (норма (в км) и процент затрат на 1000 км);

Практически все поля данного справочника носят информационный характер. В дополнительном пояснении нуждаются поля закрепления за автомобилем и поля пробега. Шина может быть закреплена за автомобилем.Закрепление означает, что при указании комплектации автомобиля шинами будут доступны только закрепленные за автомобилем шины.Пробег шины может вычисляться в журнале «Движение агрегатов». Причем фактический пробег шины на предприятии складывается с первоначальным пробегом для вычисления реального пробега и, соответственно, износа.

Например, предприятие приобретает бывший в употреблении автомобиль. Определяется пробег шины и заносится в поле «Первоначальный пробег».

Еще одна необходимость заполнять это поле – на начальном этапе работы с программой. Дело в том, что программа вычисляет пробег по путевым листам, а путевых листов до момента использования программы в базе данных нет. Таким образом, если сразу необходимо вести учёт работы автомобильных шин, то для каждой шины нужно заполнить пробег на момент начала работы с программой.

Справочник «Диаметр шин»

Справочник диаметров шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты» - «Диаметр шин»

При добавлении заполняется поле «значение»

«Высота шин»

Справочник высоты шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Высота шин»

При добавлении заполняется поле «значение»

«Позиции установки шин»

Справочник позиции установок шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты» - «Позиции установки шин»

В справочнике «Позиции установки шин» заполняются следующие данные:

код;

описание;

Справочник «Типы документов»

Справочник типов документов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Типы документов», ничего сложного в этом справочнике нет. Вносим названия документов, с которыми вы будете работать.

Справочник «Карточки агрегатов»

Справочник карточек агрегатов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Карточки агрегатов», здесь отображаются все агрегаты, которые мы внесли. Колонку «Автомобиль» нельзя внести в этом справочнике, она вносится в Журнале движения агрегатов.

При добавлении/изменении вносится следующая информация:

Вид агрегата;

Номенклатурный номер;

Модель;

Дата ввода в эксплуатацию;

Дата списания;

Код организации;

Код МОЛ;

Цена;

Автомобиль;

Также в нашей программе есть справочники, которые несут информационный характер. Они помогут вам при заполнении многих справочников, так как они являются утвержденными. Открываются из меню справочники:

Справочник «Нормы износа шин»

Справочник «Подразделения»

Справочник подразделений открывается из меню «Справочники» - «Подразделения»

Добавляем подразделение, заполняются следующие данные:

Номер;

Наименование;

Ф.И.О. Руководителя;

Адрес;

Телефон.

Справочник «Должностные лица»

Справочник типов топлива открывается из меню «Справочники» - «Должностные лица»

Добавляем должностные лица, заполняются следующие данные:

Код;

ФИО;

Должность.

Справочник «Клиенты»

Справочник клиенты открывается из меню «Справочники» - «Клиенты»

Добавляем клиентов, заполняются следующие данные:

Код;

Краткое наименование;

Полное наименование;

ИНН;

БИК;

Телефон;

Расчетный счет;

Корреспондентский счет;

Адрес;

Справочник «Типы топлива»

Справочник типов топлива открывается из меню «Справочники» - «Типы топлива»

Если используется ГБО (Газобаллонное оборудование), то ставим напротив галочку «ГБО». В целом справочник очень простой.

Справочник «Справочник корректировок норм расхода топлива»

Справочник корректировок норм расхода топлива открывается из меню «Справочники» - «Справочник корректировок норм расхода топлива»

При добавлении/изменении корректировки заносятся:

фактор;

значение (%);

Применить данные корректировки можно в путевом листе, на вкладке «Пробег»

При нажатии на значок с тремя точками появляется окно для выбора, занесённых ранее, корректировок:

Справочник «Приказы по вводу зимних корректировок»

Справочник приказов по вводу зимних корректировок открывается из меню «Справочники» - «Приказы по вводу зимних корректировок»

При добавлении вносятся следующая информация:

номер приказа;

дата приказа;

Период действия корректировки норм расхода топлива

начало действия;

окончание;

код корректировки;

Справочник «Справочник норм расхода ГСМ»

Справочник норм расхода ГСМ открывается из меню «Справочники» - «Справочник норм расхода ГСМ»

Справочник «Нормы расхода масел»

Справочник расхода масел открывается из меню «Справочники» - «Нормы расхода масел»

Справочник «Список грузов»

Справочник список грузов открывается из меню «Справочники» - «Список грузов»

При добавлении вносятся следующая информация:

Код;

Наименование;

Шифр.

Справочник «Справочник бригад»

Справочник бригад открывается из меню «Справочники» - «Справочник бригад»

При добавлении вносятся следующая информация:

Код;

Наименование.

Справочник «Надбавки за классность»

Справочник надбавки за классность открывается из меню «Справочники» - «Надбавки за классность»

При добавлении вносятся следующая информация:

Код;

Наименование;

Надбавка, %.

Справочник «Справочники аналитики»

Список аналитики открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики»

Справочник «Группы автомобилей»

Список группы автомобилей открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «Группы автомобилей»

При добавлении вносятся следующая информация:

Код;

Наименование;

Справочник «Подгруппы автомобилей»

Список подгруппы автомобилей открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «подгруппы автомобилей»

При добавлении вносятся следующая информация:

Код;

Наименование;

Справочник «Группы для сводных отсчетов»

Список группы для сводных отсчетов открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «Группы для сводных отсчетов»

При добавлении вносятся следующая информация:

Код;

Наименование;

Справочник «Реестр выпуска автомобилей на линию»

Список реестр выпуска автомобилей на линию открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «Реестр выпуска автомобилей на линию»

При добавлении вносятся следующая информация:

Код;

Наименование;

Журнал движения агрегатов

Журнал движения агрегатов открывается из меню «Журналы» - «Журнал движения агрегатов». Здесь мы тоже видим деление по горизонтали.

Документы, которыми устанавливаем, меняем или снимаем агрегат

Составляющая документа, операция, что именно снимаем, меняем, ставим

Эта информация, также отображается в справочнике «Карточек агрегатов», в колонке автомобиль. Мы видим, что в справочнике нельзя внести код организации, код МОЛ, Цену и Автомобиль – эта информация вносится в Журнале движения агрегатов.

Чтобы добавить документ на установку, снятие или замену кликнем « »

Поля для заполнения:

№ документа;

Дата;

Тип документа (ранее заносили в справочник);

Код организации;

Код МОЛ;

Поставщик\подрядчик;

Описание;

После создания документа, вносим его состав, нажав в нижней части « »

Заполняем предоставленные поля:

Автомобиль;

Вид агрегата;

Операция;

Пробег автомобиля;

Агрегат;

Причина;

Позиция шины (выбирается из занесенного ранее справочника);

Путевой лист

В программе доступны следующие виды путевых листов:

путевой лист легкового автомобиля в формате А4 и А5 (Рис. 1);

путевой лист грузового автомобиля (Рис. 2);

путевой лист автобуса (Рис. 3);

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Перед выпиской путевого листа необходимо занести справочники:

транспортные средства

справочник водителей(МОЛ)

подразделения

Выписка путевого листа

Выписка путевого листа осуществляться путем нажатия значка« »или кнопки «INSERT» на клавиатуре.

Далее появится окно :

Рис.1

В этом окне заносим данные (Рис 1):

номер путевого листа

дату на которую выписывается путевой лист

организацию ( какой организации или подразделению принадлежит машина)

автомобиль

водитель

время выезда и возвращения в гараж

диспетчер

механик

мед. работник

И нажимаем значок « ». Путевой лист готов! Чтобы его распечатать нажимаем значок «» в верхней части главного окна в зависимости от формата:

Обработка путевого листа

При разнесении данных путевого листа открываем путевой лист, который был ранее занесен (Рис 1).

Рис. 1

Открывается путевой лист, вкладка «пробег» в котором необходимо внести:

километраж при выезде

километраж при возвращении

С помощью кнопок на клавиатуре «PageUp» и «PageDown»переходим на вкладку горючее (Рис.2):

Рис. 2

Здесь необходимо внести :заправлено

по факту( столько сколько было израсходовано горючего)

Ведомости

Формирование всех ведомостей производиться однотипно.

Реестр расхода ГСМ по путевым листам

Дляформирование ведомости заполняем данные в появившееся окно (Рис.1):

Рис. 1

Нажимаем значок «ОК» и происходит формирование ведомости (Рис.2)

Рис.2

Ведомость учета работы автомобиля за период

Карточка работы ТС

Ведомость ТЭП

Карточка учета топлива

Установленные на ТС агрегаты

Ведомость движения агрегатов

Ведомость учета расходных материалов и запчастей автомобиля