«ООО Талисман представляет программу для учёта путевых листов. Данная программа соответствует требованиям по учёту в Российской Федерации не только путевых листов, но и автомобильных шин и ...»
Инструкция по работе с программой «ГЛОНАСС контроль и учет транспорта»
О программе
ООО "Талисман" представляет программу для учёта путевых листов. Данная программа соответствует требованиям по учёту в Российской Федерации не только путевых листов, но и автомобильных шин и аккумуляторов.
Программа «Учёт и контроль путевых листов» это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции выписки и учёта путевых листов, учёта работы шин и аккумуляторов. Главными особенностями программы являются ее наглядность, удобство и гибкость, что позволяет выполнить все требованиям учёта расхода топлива, работы шин и аккумуляторов.
Программа предназначена для облегчения трудовой деятельности работников диспетчерской службы предприятия и работников бухгалтерии. Программа позволяет вести точный учёт расхода топлива на предприятии, рассчитывает фактическое и нормативное потребление топлива не только автомобилями, но и другими различными машинами и механизмами, а также попутно предоставляет возможность вести учёт работы автомобильных шин и аккумуляторов с последующей печатью карточек учёта.
Функциональные возможности программы:
компьютерная выписка путевых листов;
обработка сданных водителями путевых листов, расчёт фактического и нормативного потребления топлива;
учёт пробега автомобильного транспорта и прицепов;
учёт пробега автомобильных шин;
учёт работы автомобильных аккумуляторов;
ведение справочников автомобилей, оборудования, водителей;
печать карточки учёта работы автомобильных шин;
печать карточки учёта работы аккумуляторов;
печать разнообразных отчётов (по топливу, пробегу, работе оборудования) за различный период.
Для облегчения начала работы с программой мы можем взять на себя первоначальное заполнение справочников. В этом случае Вы получаете программный продукт, который сразу же начнет выполнять свои функции - выписку и обработку путевых листов на автомобильный транспорт Вашего предприятия.
Программа постоянно развивается и дополняется новыми функциями. Обращайтесь к нам, высказывайте свои пожелания и предложения по улучшению программы. Только вместе с Вами мы сможем создать лучший программный продукт для работы с путевыми листами.
С уважением, генеральный директор ООО "Талисман" Вячеслав Витальевич Лихобицкий.
Главное окно программы
Окно поделено по горизонтали на две части - в верхней отображаются все внесенные путевые листы, которые можно отфильтровать при помощи панели фильтрации, которая находится в правом верхнем углу. В нижней части - вкладки, в которых отображается следующая информация: Маршрутный лист – указывается маршрут к путевому листу, Выполнение – отметки водителя о фактическом прохождении маршрута, Трек – отображается, подгруженная с ГЛОНАСС, информация о точном прохождении маршрута, благодаря этому будет осуществляться контроль, также мы можем посмотреть отклонения, % отклонения. Скоростной режим – средняя скорость, с которой автомобиль двигался от точке к точке.
Справочники
При работе с программой необходимо заполнить справочники.
Справочник «Контрольные точки»
Справочник контрольных точек открывается из меню «Справочники» - «Контрольные точки»
При добавлении контрольной точки вносится информация:
код*;
ИНН (если учреждение);
наименование контрольной точки (далее КТ)*;
тип местности;
регион;
район;
город;
пункт;
улица;
дом;
корпус;
квартира;
координаты GPS;
Более подробно о координатах контрольной точки. Данные по координатам лучше всего брать с карты онлайн (Google, Яндекс), при наведении курсора на точку на карте обычно в правом нижнем углу отображаются координаты данной точки, именно их необходимо заносить в программу. Координаты необходимо указывать только через запятую.
Если КТ проездная, и на этой контрольной точке не останавливается транспортное средство по маршруту, то надо поставить галочку в окошке напротив строчки «Проезд без остановки»
Окно добавления\редактирования контрольной точки выглядит следующим образом:
Справочник «Расстояние между КТ»
Список маршрутов открывается из меню «Справочник»- «Расстояние между КТ»
При добавлении расстояния между контрольными точками (КТ) указывается: Пункт отправления, Пункт назначения и расстояние между ними
Справочник «Маршруты»
Список маршрутов открывается из меню «Справочники» - «Маршруты»
При добавлении маршрута видим вот это окно:
№ п/п;
Наименование;
Дней в пути;
Выезд – Заезд;
Пробег;
Заправка;
После добавления маршрута, вносим контрольные точки в маршрут
Список маршрутов
Контрольные точки маршрута
В этом справочнике мы видим разделение на две части. В первой (верхней) части список маршрутов. Во второй (нижней) части контрольные точки, которые входят в выбранный в верхней части маршрут.
Справочник «Транспортные средства»
Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Транспортные средства» (открывается из меню «Справочники – Транспортные средства»). В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности: - отбор по типу автомобиля,- сортировка по различным признакам, - добавление (значок « »), удаление (значок « »), изменение (значок « » или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки транспортного средства
Чтобы занести новое транспортное средство, нужно нажать « », появиться окно для внесениянового автомобиля.
Во вкладке основное обязательно заполняются поля, отмеченные красной звёздочкой, остальные поля можно заполнить позже:
код автомобиля*;
тип автомобиля*;
марка машины*;
гос. номер*;
тех. паспорт;
двигатель;
шасси;
масса;
грузоподъемность (вместительность);
дата снятия с учета;
год выпуска;
максимальная скорость;
группа;
подгруппа;
свод;
выпуск на линию.
В следующей вкладке вносим данные по топливу:
Норма расхода топлива – линейная норма расхода основного топлива на 100 км пробега автомобиля.Если автомобиль грузовой, то можно поставить галочку «Учет норм с грузом» и прописать нормы расхода топлива, если автомобиль с грузом.
Если на автомобиле установлено газовое оборудование, то нужно поставить галочку в окошке «Установлено ГБО» и вписать нормы расхода газа на 100 км.
Ниже вносятся корректировки на возраст автомобиля.
Типы топлива – выбираем нажатием на …, предварительно занеся информацию в справочник «Типов топлива»
В третьей вкладке вносится дополнительная информация:
IDGPSтрекера (если установлен), система GPS-мониторинга, можно обрезать трек по времен путевого листа поставив напротив галочку.
Путевой лист – выбираете форму, которая используется у Вас на предприятии.
Информация по срокам техосмотра.
Если ведется учет масел и смазок, то можно задать их расход в литрах.
Водитель (МОЛ) -указывается водитель, за которым закреплен автомобиль. Есть возможность указать второго водителя.
В последней вкладке указывается более подробная информация о транспортном средстве.
Категория Транспортного средства;
Кузов (кабина) №;
Цвет кузова;
Мощность двигателя;
Рабочий объем двигателя;
Тип двигателя;
Страна-изготовитель Транспортного средства;
Одобрение типа ТС № и дата;
Страна вывоза ТС;
Серия, № удостоверения, ГТД;
Таможенные ограничения;
Если есть прицеп, то в этом поле указывается его модель и номер, он будет выводиться в путевом листе.
Справочник «Справочник водителей (МОЛ)»
Список сотрудников открывается из меню «Справочники» - «Справочник водителей (МОЛ)»
Чтобы добавить кликните на значок « », редактировать уже имеющиеся на значок « » или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке карточки транспортного средства.
При добавлении нового водителя вносится следующая информация:
фамилия, имя, отчество;
адрес;
телефоны;
дата рождения;
№ удостоверения;
категория;
класс;
тарифы для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час и руб./км);
должность;
дополнительная информация (до 250 символов);
паспортные данные;
фото;
дата медицинской справки;
дата приема;
дата увольнения.
Справочник «Агрегаты»
Список агрегатов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»
Справочник «Перечень аккумуляторов»
Перечень аккумуляторов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Перечень аккумуляторов»
Для аккумуляторов можно указать следующие данные:
производитель (вносятся в справочнике «Производители»;
модель;
ёмкость (вносится в справочнике «Ёмкость аккумуляторов»;
ток холодного старта (в амперах);
срок службы (в месяцах);
вес (в кг);
полярность;
тип обслуживания;
Форм фактор;
Справочник «Производители»
Справочник производителей открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Перечень аккумуляторов»
В справочнике «Производители» вносятся следующие данные:
наименование;
вид продукции;
Справочник «Ёмкость аккумуляторов»
Справочник ёмкостей аккумуляторов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Ёмкость аккумуляторов»
При добавлении заполняется поле «значение» (в амперах)
Справочник «Перечень шин»
Справочник перечня шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты» - «Перечень шин»
В справочнике «Перечень шин» заполняются следующие данные:
производитель (вносятся в справочнике «Производители»);
модель;
тип шин;
диаметр (вносится в справочнике «Диаметр шин»);
индекс грузоподъёмности;
высота (вносится в справочнике «Высота шин»);
исполнение;
сезонность;
износ (норма (в км) и процент затрат на 1000 км);
Практически все поля данного справочника носят информационный характер. В дополнительном пояснении нуждаются поля закрепления за автомобилем и поля пробега. Шина может быть закреплена за автомобилем.Закрепление означает, что при указании комплектации автомобиля шинами будут доступны только закрепленные за автомобилем шины.Пробег шины может вычисляться в журнале «Движение агрегатов». Причем фактический пробег шины на предприятии складывается с первоначальным пробегом для вычисления реального пробега и, соответственно, износа.
Например, предприятие приобретает бывший в употреблении автомобиль. Определяется пробег шины и заносится в поле «Первоначальный пробег».
Еще одна необходимость заполнять это поле – на начальном этапе работы с программой. Дело в том, что программа вычисляет пробег по путевым листам, а путевых листов до момента использования программы в базе данных нет. Таким образом, если сразу необходимо вести учёт работы автомобильных шин, то для каждой шины нужно заполнить пробег на момент начала работы с программой.
Справочник «Диаметр шин»
Справочник диаметров шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты» - «Диаметр шин»
При добавлении заполняется поле «значение»
«Высота шин»
Справочник высоты шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Высота шин»
При добавлении заполняется поле «значение»
«Позиции установки шин»
Справочник позиции установок шин открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты» - «Позиции установки шин»
В справочнике «Позиции установки шин» заполняются следующие данные:
код;
описание;
Справочник «Типы документов»
Справочник типов документов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Типы документов», ничего сложного в этом справочнике нет. Вносим названия документов, с которыми вы будете работать.
Справочник «Карточки агрегатов»
Справочник карточек агрегатов открывается из меню «Справочники» - «Агрегаты»- «Карточки агрегатов», здесь отображаются все агрегаты, которые мы внесли. Колонку «Автомобиль» нельзя внести в этом справочнике, она вносится в Журнале движения агрегатов.
При добавлении/изменении вносится следующая информация:
Вид агрегата;
Номенклатурный номер;
Модель;
Дата ввода в эксплуатацию;
Дата списания;
Код организации;
Код МОЛ;
Цена;
Автомобиль;
Также в нашей программе есть справочники, которые несут информационный характер. Они помогут вам при заполнении многих справочников, так как они являются утвержденными. Открываются из меню справочники:
Справочник «Нормы износа шин»
Справочник «Подразделения»
Справочник подразделений открывается из меню «Справочники» - «Подразделения»
Добавляем подразделение, заполняются следующие данные:
Номер;
Наименование;
Ф.И.О. Руководителя;
Адрес;
Телефон.
Справочник «Должностные лица»
Справочник типов топлива открывается из меню «Справочники» - «Должностные лица»
Добавляем должностные лица, заполняются следующие данные:
Код;
ФИО;
Должность.
Справочник «Клиенты»
Справочник клиенты открывается из меню «Справочники» - «Клиенты»
Добавляем клиентов, заполняются следующие данные:
Код;
Краткое наименование;
Полное наименование;
ИНН;
БИК;
Телефон;
Расчетный счет;
Корреспондентский счет;
Адрес;
Справочник «Типы топлива»
Справочник типов топлива открывается из меню «Справочники» - «Типы топлива»
Если используется ГБО (Газобаллонное оборудование), то ставим напротив галочку «ГБО». В целом справочник очень простой.
Справочник «Справочник корректировок норм расхода топлива»
Справочник корректировок норм расхода топлива открывается из меню «Справочники» - «Справочник корректировок норм расхода топлива»
При добавлении/изменении корректировки заносятся:
фактор;
значение (%);
Применить данные корректировки можно в путевом листе, на вкладке «Пробег»
При нажатии на значок с тремя точками появляется окно для выбора, занесённых ранее, корректировок:
Справочник «Приказы по вводу зимних корректировок»
Справочник приказов по вводу зимних корректировок открывается из меню «Справочники» - «Приказы по вводу зимних корректировок»
При добавлении вносятся следующая информация:
номер приказа;
дата приказа;
Период действия корректировки норм расхода топлива
начало действия;
окончание;
код корректировки;
Справочник «Справочник норм расхода ГСМ»
Справочник норм расхода ГСМ открывается из меню «Справочники» - «Справочник норм расхода ГСМ»
Справочник «Нормы расхода масел»
Справочник расхода масел открывается из меню «Справочники» - «Нормы расхода масел»
Справочник «Список грузов»
Справочник список грузов открывается из меню «Справочники» - «Список грузов»
При добавлении вносятся следующая информация:
Код;
Наименование;
Шифр.
Справочник «Справочник бригад»
Справочник бригад открывается из меню «Справочники» - «Справочник бригад»
При добавлении вносятся следующая информация:
Код;
Наименование.
Справочник «Надбавки за классность»
Справочник надбавки за классность открывается из меню «Справочники» - «Надбавки за классность»
При добавлении вносятся следующая информация:
Код;
Наименование;
Надбавка, %.
Справочник «Справочники аналитики»
Список аналитики открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики»
Справочник «Группы автомобилей»
Список группы автомобилей открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «Группы автомобилей»
При добавлении вносятся следующая информация:
Код;
Наименование;
Справочник «Подгруппы автомобилей»
Список подгруппы автомобилей открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «подгруппы автомобилей»
При добавлении вносятся следующая информация:
Код;
Наименование;
Справочник «Группы для сводных отсчетов»
Список группы для сводных отсчетов открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «Группы для сводных отсчетов»
При добавлении вносятся следующая информация:
Код;
Наименование;
Справочник «Реестр выпуска автомобилей на линию»
Список реестр выпуска автомобилей на линию открывается из меню «Справочники» - «Справочники аналитики» - «Реестр выпуска автомобилей на линию»
При добавлении вносятся следующая информация:
Код;
Наименование;
Журнал движения агрегатов
Журнал движения агрегатов открывается из меню «Журналы» - «Журнал движения агрегатов». Здесь мы тоже видим деление по горизонтали.
Документы, которыми устанавливаем, меняем или снимаем агрегат
Составляющая документа, операция, что именно снимаем, меняем, ставим
Эта информация, также отображается в справочнике «Карточек агрегатов», в колонке автомобиль. Мы видим, что в справочнике нельзя внести код организации, код МОЛ, Цену и Автомобиль – эта информация вносится в Журнале движения агрегатов.
Чтобы добавить документ на установку, снятие или замену кликнем « »
Поля для заполнения:
№ документа;
Дата;
Тип документа (ранее заносили в справочник);
Код организации;
Код МОЛ;
Поставщик\подрядчик;
Описание;
После создания документа, вносим его состав, нажав в нижней части « »
Заполняем предоставленные поля:
Автомобиль;
Вид агрегата;
Операция;
Пробег автомобиля;
Агрегат;
Причина;
Позиция шины (выбирается из занесенного ранее справочника);
Путевой лист
В программе доступны следующие виды путевых листов:
путевой лист легкового автомобиля в формате А4 и А5 (Рис. 1);
путевой лист грузового автомобиля (Рис. 2);
путевой лист автобуса (Рис. 3);
Рис. 1
Рис. 2
Рис. 3
Перед выпиской путевого листа необходимо занести справочники:
транспортные средства
справочник водителей(МОЛ)
подразделения
Выписка путевого листа
Выписка путевого листа осуществляться путем нажатия значка« »или кнопки «INSERT» на клавиатуре.
Далее появится окно :
Рис.1
В этом окне заносим данные (Рис 1):
номер путевого листа
дату на которую выписывается путевой лист
организацию ( какой организации или подразделению принадлежит машина)
автомобиль
водитель
время выезда и возвращения в гараж
диспетчер
механик
мед. работник
И нажимаем значок « ». Путевой лист готов! Чтобы его распечатать нажимаем значок «» в верхней части главного окна в зависимости от формата:
Обработка путевого листа
При разнесении данных путевого листа открываем путевой лист, который был ранее занесен (Рис 1).
Рис. 1
Открывается путевой лист, вкладка «пробег» в котором необходимо внести:
километраж при выезде
километраж при возвращении
С помощью кнопок на клавиатуре «PageUp» и «PageDown»переходим на вкладку горючее (Рис.2):
Рис. 2
Здесь необходимо внести :заправлено
по факту( столько сколько было израсходовано горючего)
Ведомости
Формирование всех ведомостей производиться однотипно.
Реестр расхода ГСМ по путевым листам
Дляформирование ведомости заполняем данные в появившееся окно (Рис.1):
Рис. 1
Нажимаем значок «ОК» и происходит формирование ведомости (Рис.2)
Рис.2
Ведомость учета работы автомобиля за период
Карточка работы ТС
Ведомость ТЭП
Карточка учета топлива
Установленные на ТС агрегаты
Ведомость движения агрегатов
Ведомость учета расходных материалов и запчастей автомобиля